يمكنك إلغاء الطلب عندما يغيّر العميل رأيه، أو لا يتوفر أحد العناصر، أو يكون الطلب قد أُنشئ بالخطأ. تكتب سبب الإلغاء، فيصل العميل بريد فيه هذا السبب، ونعيد المخزون واستخدام كود الخصم ورصيد بطاقة الهدية ونقاط الولاء المرتبطة بالطلب.
متى يمكن إلغاء الطلب
يمكنك إلغاء الطلب ما دامت حالته بانتظار الدفع أو بانتظار التأكيد أو مؤكد أو قيد التجهيز أو جاهز للتوصيل، بشرط ألا يكون مزود التوصيل قد استلم طرداً له.
بعد أن يستلم المزود الطرد، أو بعد توصيل الطلب أو إكماله أو رد مبلغه أو إرجاعه، لا يعود الإلغاء ممكناً ولا يظهر زر إلغاء الطلب. وهذا ما تفعله بدلاً منه:
- الطرد في الطريق، أو رفض العميل استلامه. سجّل ما يحدث للشحنة. والطرد الذي يرجع قبل تحصيل أي مبلغ يلغي الطلب تلقائياً عندما تحدّده أُعيدت إلى المرسل، ويعيد عناصره إلى المخزون. راجع تحديث حالة الشحنة.
- الطلب وصل العميل ويريد إرجاعه. راجع التعامل مع طلب إرجاع.
- العميل دفع ويجب أن يستعيد المبلغ. راجع ردّ مبلغ الطلب كاملاً أو جزئياً.
إذا كان للطلب شحنة لم يستلمها المزود بعد، بحالة تم إنشاء الملصق مثلاً، فغيّر حالة تلك الشحنة إلى ملغاة أولاً من تبويب التجهيز. وقبل ذلك نرفض إلغاء الطلب وتظهر رسالة بالإنجليزية تطلب منك إلغاء الشحنات القائمة أو حذفها قبل إلغاء الطلب. راجع تحديث حالة الشحنة.
إلغاء الطلبات يحتاج صلاحية إلغاء الطلبات، من صفحة الطلب ومن قائمة الطلبات على حد سواء. الدور الذي ليست له هذه الصلاحية لا يظهر له زر إلغاء الطلب ولا إلغاء المحددة. وفي طلب لا يمكن فيه إلا إلغاؤه، مثل طلب جاهز للتوصيل، تعرض بطاقة إدارة الطلب عبارة لا حالة تالية بدلاً من ذلك. وإذا رُفض الإلغاء رغم ذلك، مثلاً لأن دورك تغيّر والصفحة مفتوحة، تظهر رسالة «إلغاء الطلبات يحتاج صلاحية إلغاء الطلبات. اطلب من صاحب المتجر إضافتها إلى دورك.» راجع أدوار الموظفين وصلاحيات كل دور.
إلغاء الطلب: السبب
- من القائمة الجانبية، افتح الطلبات ثم افتح الطلب.
- اختر تبويب العمليات.
- في بطاقة إدارة الطلب، اختر إلغاء الطلب.
تفتح رسالة إلغاء الطلب، وتذكّرك بأن العميل يصله بريد إذا كان بريده مسجلاً. ويبقى زر إلغاء الطلب باهتاً حتى تكتب السبب.
- اكتب في سبب الإلغاء لماذا يُلغى الطلب. الحقل مطلوب. اكتبه للعميل لأنه يصل في بريده، مثل: «اتصلت العميلة لإلغاء الطلب، وجدت الجاكيت في مكان آخر.»
- اختر إلغاء الطلب.
تظهر رسالة تم إلغاء الطلب. للتأكيد، وتعرض بطاقة إدارة الطلب عبارة لا حالة تالية مع وصل هذا الطلب إلى حالته الأخيرة، فلا توجد حالة تالية.
تنبيه
لا يمكن إعادة فتح الطلب الملغي. إذا ألغيت طلباً بالخطأ، اطلب من العميل أن يطلب من جديد.
ما يحدث للمخزون واستخدامات كود الخصم ورصيد بطاقة الهدية
عند الإلغاء نعيد كل ما كان الطلب يحجزه:
| العنصر | ما يحدث |
|---|---|
| المخزون | إذا خُصمت العناصر من المخزون عند تأكيد الطلب، تعود إليه. أما الطلب الذي لم يُؤكَّد فلم يخصم شيئاً. |
| كود الخصم | يعود استخدام الكود، فيُحسب من جديد ضمن حدود الكود. راجع متابعة أكواد الخصم وإيقافها وحذفها. |
| بطاقة الهدية | المبلغ الذي دفعه العميل ببطاقة هدية يعود إلى البطاقة نفسها، ويظهر في السجل الخاص بها كـأُعيدت من طلب. راجع مراجعة بطاقة الهدية أو تعديلها أو إيقافها. |
| نقاط الولاء | النقاط التي استخدمها العميل في الطلب تعود إلى رصيده. راجع مكافأة العملاء بنقاط الولاء. |
| الدفع بالبطاقة | لا يُردّ بالإلغاء. راجع ما يلي. |
| الدفع عند الاستلام | لم يُحصّل شيء، فلا يوجد ما يُعاد. |
الإلغاء لا يردّ المبلغ المدفوع بالبطاقة. إذا دفع العميل بالبطاقة، فردّ المبلغ بعد الإلغاء من بطاقة رد المبلغ في تبويب العمليات نفسه. الإلغاء أعاد المخزون وبطاقة الهدية والنقاط أصلاً، ورد المبلغ لا يعيد أياً منها مرة ثانية. راجع هل يرجع المخزون. بعدها تظهر حالة الطلب تم رد المبلغ، أو تم رد المبلغ جزئياً إذا رددت جزءاً منه. راجع ردّ مبلغ الطلب كاملاً أو جزئياً.
ما يصل العميل
إذا كان بريد العميل مسجلاً لدينا، يصله من متجرك بريد إلغاء بلغة متجرك، وفيه:
- عنوان الرسالة «تم إلغاء الطلب» ثم رقم الطلب
- سطر يخبره بأن طلبه أُلغي
- السبب الذي كتبته
- زر لعرض طلبه في واجهة متجرك، وهناك يظهر ملغياً
وعند الإلغاء عبر إلغاء المحددة لطلب دُفع بالبطاقة، تضيف الرسالة أن رد المبلغ يتبع سياسة مزود الدفع.
وإذا لم يكن بريده مسجلاً لا نرسل شيئاً، فأخبره بطريقة أخرى، على واتساب مثلاً. راجع رسائل البريد التي تصل عملاءك عن طلباتهم.
صفحة الطلب الملغي
في تبويب نظرة عامة للطلب:
- المرحلة ملغي مع عبارة تم إلغاء الطلب قبل اكتماله.
- حالة التجهيز ملغي. وفي طلب الدفع عند الاستلام تظهر حالة الدفع لم يتم التحصيل.
- ينتهي شريط التقدم بخطوة ملغي باللون الأحمر.
- يظهر بجانب تاريخ الإنشاء وعدد المنتجات والإجمالي مربع تاريخ الإلغاء فيه تاريخ الإلغاء ووقته.
وفي الأسفل، يعرض قسم ملاحظات الطلب سبب الإلغاء في مربع أحمر، ليعرف كل فريقك لماذا أُلغي.
ويسجّل سجل النشاط تم إلغاء الطلب مع السبب، وألغى الفريق الطلب مع اسم من قام بذلك. ويمكنك تنزيل فاتورة الطلب من تبويب التجهيز حتى بعد إلغائه. وفي قائمة الطلبات ينتقل الطلب إلى طريقة العرض ملغاة.
إلغاء عدة طلبات دفعة واحدة
من خطة البداية وما فوق، يمكنك إلغاء عدة طلبات معاً من قائمة الطلبات باستخدام إلغاء المحددة، مع سبب واحد لها كلها. كل طلب يعيد ما يعيده إلغاؤه من صفحته: المخزون واستخدامات أكواد الخصم ورصيد بطاقة الهدية ونقاط الولاء. ويصل كل عميل البريد نفسه. راجع تحديث عدة طلبات دفعة واحدة.
الخطوة التالية
- لرد مبلغ دُفع بالبطاقة: ردّ مبلغ الطلب كاملاً أو جزئياً.
- افتح قائمة طلباتك (يفتح في تبويب جديد).