صحّح اسم العميل أو هاتفه أو بريده أو عنوانه على الطلب قبل خروجه للتوصيل، واكتب ملاحظة خاصة لفريقك، وضع على الطلبات وسوماً مثل VIP أو عاجل. كل ذلك موجود في تبويب العمليات للطلب، ويحتاج صلاحية تحديث حالة الطلبات؛ راجع الأدوار والصلاحيات.
تعديل بيانات العميل والعنوان
استخدم هذا عندما يتصل العميل ليخبرك أن العنوان خطأ أو أن في رقم الهاتف خطأ، قبل أن تسلّم الطلب لمزود التوصيل.
- من القائمة الجانبية افتح الطلبات ثم افتح الطلب. يمكنك فتح قائمة طلباتك (يفتح في تبويب جديد) من هنا.
- اختر تبويب العمليات وانزل إلى بطاقة تعديل بيانات العميل والعنوان.
- صحّح الحقول الخاطئة.
- اختر حفظ بيانات العميل. تظهر رسالة «تم حفظ بيانات العميل.»
| الحقل | مطلوب | استخدامه |
|---|---|---|
| اسم العميل | نعم | الاسم على الطرد وقائمة التجهيز والفاتورة. |
| بريد العميل | لا | العنوان الذي تصل إليه كل رسائل البريد اللاحقة عن هذا الطلب. |
| هاتف العميل | لا | الرقم الذي يتصل به مزود التوصيل. اختر رمز الدولة ثم اكتب الرقم. الرقم الذي تكتبه بالصفر في أوله، مثل 0791234567، يُحفظ +962791234567؛ والرقم الذي تلصقه ويبدأ بـ +962 أو 00962 يغيّر رمز الدولة ليطابقه. |
| العنوان 1 | نعم | الشارع والبناية. |
| العنوان 2 | لا | المنطقة أو الطابق أو الشقة. |
| المدينة | نعم | المدينة أو البلدة. |
| المحافظة | لا | مثل عمّان أو إربد. |
| الرمز البريدي | نعم | مطلوب في هذا النموذج مع أنه اختياري عند إتمام الطلب. إذا لم يكن في الطلب رمز بريدي، اسأل العميل عن رمز منطقته. |
| الدولة | نعم | اخترها من القائمة. |
يبقى زر حفظ بيانات العميل غير مفعّل حتى تعبّئ كل الحقول المطلوبة.
ما الذي يتغير عند الحفظ:
- عنوان التوصيل في تبويب نظرة عامة وفي قائمة التجهيز والفاتورة.
- العنوان الذي نرسل إليه كل رسائل البريد اللاحقة عن هذا الطلب. أما الرسائل التي أُرسلت فتبقى كما هي.
- يُضاف إلى سجل النشاط في الطلب سطر تم تغيير بيانات العميل، ومعه اسم من قام به.
التعديل يخص هذا الطلب فقط. حساب العميل وطلباته الأخرى تبقى كما كانت.
عنوان فوترة منفصل
صفحة إتمام الطلب لا تطلب عنوان فوترة، لذلك يصل الطلب بعنوان واحد يُستخدم للأمرين. إذا كانت الفاتورة يجب أن تكون باسم شخص آخر، مثل شركة تدفع ثمن هدية:
- في تعديل بيانات العميل والعنوان حدّد استخدام عنوان فوترة منفصل.
- عبّئ الحقول المطلوبة اسم الفوترة والعنوان 1 والمدينة والرمز البريدي والدولة، وبريد الفوترة والمحافظة إن كانت معك. عنوان الفوترة ليس فيه هاتف ولا سطر عنوان ثانٍ.
- اختر حفظ بيانات العميل.
بعدها تعرض الفاتورة جهتين منفصلتين، «الفاتورة إلى» و«الشحن إلى»؛ وبدون عنوان فوترة تعرض الجهتين معاً في مكان واحد. لإزالة عنوان الفوترة أزل تحديد الخيار واحفظ. يظهر بعدها في تبويب نظرة عامة: «لم يضف العميل عنوان فوترة.»
مقفل بعد خروج الطلب للتوصيل
يمكنك تعديل بيانات العميل والعنوان فقط قبل بدء التجهيز. بمجرد أن تكون للطلب شحنة، أو يصير في الطريق أو تم التوصيل أو ملغي أو تم رد المبلغ أو فشل، تظهر في البطاقة عبارة «لا يمكن تعديل بيانات العميل بعد بدء التجهيز.» وتظهر البيانات للقراءة فقط.
القفل يحمي شحنتك: مزود التوصيل أخذ العنوان الذي كان على الطلب. إذا تبيّن بعدها أنه خطأ، أرسل العنوان الصحيح للمزود مباشرة، واكتبه في الملاحظة الداخلية حتى يعرف فريقك. ولتتجنب ذلك من البداية، راجع العنوان قبل أن تسلّم الطلب للتوصيل.
ملاحظة العميل نفسه
صفحة إتمام الطلب في متجرك لا تطلب من العميل كتابة ملاحظة، لذلك تصل الطلبات بدونها. عندما يرسل العميل تعليمات بطريقة أخرى — رسالة واتساب يطلب فيها تغليف هدية، أو اتصالاً عن وقت التوصيل — انسخها إلى الملاحظة الداخلية للطلب، حتى يراها من يجهّز الطلب على قائمة التجهيز.
الملاحظة الداخلية: لفريقك ولقائمة التجهيز، ولا تصل للعميل أبداً
الملاحظة الداخلية ملاحظة خاصة واحدة لكل طلب. يراها فريقك، وتُطبع على قائمة التجهيز تحت ملاحظات التجهيز. ولا تظهر أبداً في رسالة بريد أو في الفاتورة أو في أي مكان يراه عميلك.
- في تبويب العمليات للطلب، اذهب إلى بطاقة ملاحظة داخلية للطلب.
- اكتب في ملاحظة داخلية، بحد أقصى 4000 حرف: تعليمات التعامل مع الطلب، أو تفضيلات العميل، أو ما يحتاج متابعة. الحقل لا يوقفك عند هذا الحد، لكن النص الأطول يُرفض عند الحفظ وتظهر رسالة خطأ.
- اختر حفظ الملاحظة. تظهر رسالة «تم حفظ الملاحظة الداخلية.»
تظهر الملاحظة أيضاً في تبويب نظرة عامة تحت ملاحظات الطلب، ويُضاف إلى سجل النشاط سطر تم تغيير الملاحظة الداخلية. لتغيير الملاحظة عدّل النص واحفظ مرة أخرى؛ ولحذفها امسح النص واحفظ. وكما تقول البطاقة، لا تكتب فيها بيانات العميل الخاصة أو تفاصيل الدفع، لأنها تُطبع على ورقة ترافق الطرد.
وسوم مثل VIP أو عاجل
الوسوم كلمات قصيرة تضعها على الطلبات، مثل VIP أو عاجل أو جملة أو تغليف هدية. تساعد فريقك على تمييز الطلبات التي تحتاج عناية خاصة، ويمكنك تصفية قائمة الطلبات حسبها.
- في تبويب العمليات للطلب، اذهب إلى بطاقة وسوم الطلب.
- في الوسوم اكتب الوسوم مفصولة بفواصل، مثل: VIP، تغليف هدية.
- اختر حفظ الوسوم. تظهر رسالة «تم حفظ وسوم الطلب.»
عند الحفظ نحذف المسافات الزائدة والوسوم الفارغة، والوسم المكرر حتى لو اختلفت حالة أحرفه الإنجليزية. ونحتفظ بأول 20 وسماً فقط، وما زاد عليها يُحذف دون أي تنبيه. لحذف وسم امسحه من الحقل واحفظ؛ ولحذف كل الوسوم امسح الحقل كله. ويسجّل سجل النشاط التغيير بعنوان غيّر الفريق الطلب.
لترى كل الطلبات التي عليها وسم معين، افتح الطلبات، ثم فلاتر متقدمة، واكتب الوسم في الوسوم. حالة الأحرف الإنجليزية لا تفرق، فـ vip تجد VIP. ويجد الفلتر أيضاً الوسوم التي تحتوي ما كتبته، فكلمة VIP تجد أيضاً VIP-Gold. والوسوم المكتوبة بالعربية، مثل عاجل، والوسوم التي فيها رموز تعبيرية، تُحفظ كما كتبتها ويجدها الفلتر ومربع البحث معاً. راجع البحث في الطلبات وتصفيتها وتصديرها.
الخطوة التالية
- طباعة قوائم التجهيز والفواتير لترى الملاحظة الداخلية على الورق.
- قراءة الطلب لكل ما في صفحة الطلب.