تأكيد طلب جديد والبدء بتجهيزه

طلب الدفع عند الاستلام الجديد يبقى في مرحلة بانتظار التأكيد حتى توافق عليه. يشرح هذا المقال كيف تراجعه وتؤكده وتنقله إلى قيد التجهيز: بنقرتين من صفحة الطلب، أو مع ملاحظة من إدارة الطلب، أو مباشرة من قائمة الطلبات.

راجع الطلب أولاً

تأكيد الطلب يعني أن فريقك سيبدأ بتعبئته، ويُخرج عناصره من مخزونك، لذلك راجعه قبل أن تؤكده. افتحه من قائمة الطلبات (يفتح في تبويب جديد): اختر صفه، ثم فتح الطلب الكامل في المعاينة. في تبويب نظرة عامة راجع ما يلي. قسما عناصر الطلب وملاحظات الطلب يبدآن مطويين، فاختر عنوان القسم لتفتحه.

• عناصر الطلب — المنتجات والمتغيرات والكميات.
• العميل — عنوان كامل، ورقم هاتف يستطيع مزود التوصيل الاتصال به.
• ملاحظات الطلب — أي ملاحظة داخلية تركها فريقك، مثل «اتصل بها قبل التأكيد، غالباً تضيف حجاباً للطلب.»
• الدفع — بانتظار التحصيل لطلب الدفع عند الاستلام، ومدفوع لطلب البطاقة.
• الشارات تحت اسم العميل، مثل قيمة عالية. راجع لماذا يحتاج الطلب انتباهاً؟

إذا كان العنوان أو الهاتف خاطئاً، صحّحه أولاً من تعديل بيانات العميل والعنوان في تبويب العمليات، وهذا ممكن ما دامت الشحنة لم تُنشأ بعد. أما العناصر والأسعار فلا تتغير بعد إتمام الطلب. إذا أراد العميل شيئاً مختلفاً، فالأفضل أن تلغي الطلب وتطلب منه أن يطلب من جديد. راجع تعديل عنوان الطلب وملاحظاته ووسومه وقراءة صفحة الطلب.

طلب البطاقة غالباً لا يمرّ بهذه الخطوة: عندما تنجح دفعته يتأكد تلقائياً ويصلك في مرحلة جاهز للتجهيز. ولا يبقى طلب بطاقة مدفوع في بانتظار التأكيد إلا إذا كان المبلغ المحصّل لا يطابق الطلب، أو نفد أحد عناصره قبل وصول الدفعة. راجع كيف تعمل مراحل الطلب.

التأكيد والتجهيز بنقرتين

أسرع طريقة هي زر الخطوة التالية أعلى صفحة الطلب.

هذه الأزرار تُنفَّذ فوراً، بدون سؤال إضافي وبدون ملاحظة. وإذا أردت أن تترك ملاحظة مع التغيير، استخدم إدارة الطلب.

ماذا يحدث عند التأكيد

• المخزون — تخرج العناصر من مخزونك الآن، لا لحظة طلب العميل. كل متغير مفعّل فيه تتبع المخزون يُضاف له سطر في سجل المخزون يذكر رقم الطلب. راجع تعديل المخزون ومراجعة سجله.
• النشاط — يظهر تم تأكيد الطلب في سجل النشاط للطلب، مع بريدك وملاحظة الحالة إن كتبتها.
• العميل — لا يصله بريد جديد. وصله بريد تأكيد الطلب، ومعه الفاتورة، لحظة إتمام الطلب، والتأكيد لا يرسله مرة ثانية. والانتقال إلى قيد التجهيز لا يرسل شيئاً كذلك. راجع رسائل البريد التي تصل عملاءك عن طلباتهم.
• رابط Webhook للطلبات — إذا كنت أعددته، يصله خبر تأكيد الطلب. راجع ضبط مهلة التجهيز وتنبيهات المخزون.
• مهلة التجهيز — تبقى محسوبة من لحظة إتمام الطلب، والتأكيد لا يعيد العدّ من البداية.

تبويب العمليات وبطاقة إدارة الطلب

بطاقة إدارة الطلب هي المكان الذي تنقل منه الطلب يدوياً، مع ملاحظة إذا أردت.

تكبير

في بطاقة إدارة الطلب قائمة الحالة التالية، وخانة ملاحظة الحالة، وزرّا تحديث الحالة وإلغاء الطلب. ولا يظهر زر إلغاء الطلب إلا للأدوار التي تملك صلاحية إلغاء الطلبات. ووصفها: «من هنا تنقل الطلب إلى مرحلته التالية، أو تضيف ملاحظة داخلية، أو تلغي الطلب قبل بدء التجهيز.»

وباقي التبويب فيه كل ما يمكنك تغييره على الطلب:

تكبير

اختر الحالة التالية

قائمة الحالة التالية تعرض فقط الخطوة الوحيدة الممكنة للطلب الآن، وتجدها مختارة مسبقاً. ولا يمكن للطلب أن يقفز عن أي خطوة.

في طلب الدفع عند الاستلام، يظهر خيار إكمال فور توصيل الطرد، حتى قبل أن تسجّل المبلغ النقدي. سجّل المبلغ أولاً من تحديد كمحصّل؛ فالطلب الذي تكمله بدون ذلك يبقى في مرحلة تحصيل عند الاستلام وفي طريقة عرض طلبات الدفع عند الاستلام حتى تسجّله. راجع تسجيل المبلغ المحصّل عند الاستلام.

تكبير

اختر تحديد كجاهز فقط عندما يكون الطرد معبّأً وينتظر مزود التوصيل. ومن بعدها ينتقل الطلب مع شحنته.

أضف ملاحظة للحالة

ملاحظة الحالة اختيارية. اكتب فيها حتى 1000 حرف عن هذا التغيير، مثل مع من تواصلت أو على ماذا اتفقت مع العميل.

تكبير

أين تظهر الملاحظة:

• تحت تغيير الحالة في سجل النشاط للطلب، مع بريدك، فيعرف فريقك لماذا انتقل الطلب.
• عند تأكيد تصبح أيضاً السبب المكتوب على أسطر سجل المخزون للعناصر التي خرجت من المخزون، بدل الصياغة المعتادة.

حدّث الحالة

تظهر رسالة «تم تحديث حالة الطلب.» أسفل الشاشة، وتعرض البطاقة الخطوة التي بعدها: بعد التأكيد تعرض الحالة التالية خيار تجهيز. وتفرغ خانة الملاحظة لتكون جاهزة للتغيير القادم.

إذا تعذّر نقل الطلب، يبقى في مكانه. تظهر رسالة أسفل الشاشة تشرح السبب، وتعرض البطاقة «تعذّر حفظ التغييرات.» باللون الأحمر:

عندما ينتقل الطلب مع شحنته

عندما يصبح الطلب جاهز للتوصيل، لا تعرض إدارة الطلب أي حالة تالية: في الطريق وخارج للتوصيل وتم التوصيل تأتي من الشحنة. وتخبرك البطاقة إلى أين تذهب:

• «ينتقل هذا الطلب مع شحنته. أنشئ الشحنة من تبويب «التجهيز».» — لا توجد شحنة بعد. راجع إنشاء شحنة للطلب برقم تتبع.
• «ينتقل هذا الطلب مع شحنته. حدّث الشحنة من تبويب «التجهيز».» — الشحنة موجودة. راجع تحديث حالة الشحنة.

تكبير

يبقى زر إلغاء الطلب في البطاقة حتى يستلم مزود التوصيل الطرد. بعدها تعرض البطاقة لا حالة تالية مع نفس الرسالة، وبدون زر الإلغاء. راجع إلغاء طلب.

والموظف الذي لا يملك دوره صلاحية إلغاء الطلبات يرى الشيء نفسه: في طلب لا يمكن فيه إلا إلغاؤه، مثل طلب جاهز للتوصيل، تعرض البطاقة لا حالة تالية ورسالة الشحنة، بدون إلغاء الطلب.

تكبير

ولست مضطراً للمرور على قيد التجهيز وجاهز للتوصيل يدوياً. إنشاء شحنة لطلب في مرحلة جاهز للتجهيز أو قيد التجهيز ينقله إلى جاهز للتوصيل في نفس الخطوة.

عندما لا يبقى ما تنقله

عندما لا يمكن نقل الطلب، تذكر البطاقة السبب: تحت لا حالة تالية إذا لم يكن أي إجراء ممكناً، أو في تنبيه فوق زر إلغاء الطلب إذا كان إلغاء الطلب ما زال ممكناً.

تكبير

من القائمة: التأكيد من صف الطلب

يمكنك أن تؤكد الطلب أو تبدأ تجهيزه بدون أن تفتحه:

• في عمود الإجراء التالي، اختر تأكيد أو تجهيز في صف الطلب.
• أو اختر ⋯ في آخر الصف، ثم تأكيد أو تجهيز من قائمة إجراءات الطلب.

ينتقل الطلب فوراً بدون سؤال إضافي، وتؤكد ذلك رسالة «تم تحديث حالة الطلب.». بعدها يعرض الصف المرحلة الجديدة وإجراءها التالي.

تكبير

من القائمة لا يمكنك إضافة ملاحظة للحالة؛ لهذا افتح الطلب واستخدم إدارة الطلب. ولتأكيد أو تجهيز طلبات كثيرة دفعة واحدة، راجع تحديث عدة طلبات دفعة واحدة.

تغيير حالة الطلب يحتاج صلاحية تحديث حالة الطلبات، وإلغاؤه يحتاج صلاحية إلغاء الطلبات. أدوار مالك المتجر ومدير المتجر وموظف مبيعات كلها تملك الاثنتين. راجع أدوار الموظفين وصلاحيات كل دور.

بعدها، اطبع قائمة التجهيز للطلب الذي تجهّزه، أو أنشئ شحنته برقم تتبع.