كيف تعمل مراحل الطلب

كل طلب في لوحة التحكم يكون في مرحلة واحدة، من لحظة ما يطلبه العميل حتى يكتمل. يشرح هذا المقال كل مرحلة، والفرق بين طريق طلبات الدفع عند الاستلام وطلبات الدفع بالبطاقة، وكيف تدلّك لوحة التحكم على الخطوة التالية.

المراحل من الطلب الجديد حتى اكتماله

المرحلة كلمة واحدة تلخّص أين وصل الطلب. تراها في عمود مرحلة الطلب في قائمة الطلبات (يفتح في تبويب جديد)، وفي مربع مرحلة الطلب أعلى صفحة كل طلب. في المسار العادي يمرّ الطلب بهذه المراحل:

بعض المراحل تقع خارج هذا المسار: طلب يحتاج قراراً منك، أو طلب عليه إرجاع أو رد مبلغ، أو طلب ملغي. تجد شرحها في المراحل التي تُنهي الطلب في آخر المقال.

حالة الطلب والدفع والتجهيز والشحنة

تُحسب المرحلة من أربعة سجلات منفصلة، وأعلى كل طلب يعرضها الأربعة جنباً إلى جنب:

تحت المربعات الأربعة سطر واحد يشرح المرحلة بكلام بسيط، مثل «أكّد الطلب لبدء تجهيزه.»

طلبات الدفع عند الاستلام

طلب الدفع عند الاستلام يصلك بدون أي مبلغ مدفوع، لذلك ينتظر موافقتك. هذا طلب واحد من ليال بوتيك من أوله لآخره:

1. يصل الطلب في مرحلة بانتظار التأكيد. مربع الدفع يقول بانتظار التحصيل، والخطوة التالية تأكيد.

تكبير

2. اختر تأكيد. ينتقل الطلب إلى جاهز للتجهيز — «مدفوع ومؤكد — ابدأ التعبئة.» في هذه اللحظة تُخصم العناصر من مخزونك.

تكبير

3. اختر تجهيز عندما تبدأ التعبئة. ينتقل الطلب إلى قيد التجهيز.

تكبير

4. اختر تحديد كجاهز بعد تعبئة الطرد، أو أنشئ الشحنة مباشرة. ينتقل الطلب إلى جاهز للتوصيل. بعد إنشاء ملصق الشحنة يصير مربع الشحنة تم إنشاء الملصق، والخطوة التالية تحديث.

تكبير

5. عندما يستلم المزود الطرد، حدّث الشحنة. ينتقل الطلب إلى قيد التوصيل، ويتبع مربع الشحنة الطرد خطوة بخطوة: استلمها المزود، قيد النقل، خارج للتوصيل.

تكبير

6. عند توصيل الطرد يصير الطلب في مرحلة تحصيل عند الاستلام حتى تسجّل المبلغ النقدي. ينتهي شريط التقدم بعلامة بانتظار التحصيل، وتظهر شارة بنفس الكلمات تحت اسم العميل.

تكبير

7. اختر تحديد كمحصّل وسجّل المبلغ بعد أن يسلّمك مزود التوصيل النقود — راجع تسجيل المبلغ المحصّل عند الاستلام. يتغير مربع الدفع إلى تم التحصيل، والمرحلة إلى تم التوصيل.

تكبير

8. اختر إكمال. يصير الطلب مكتمل وتظهر علامة صح على كل خطوات شريط التقدم. بطاقة إدارة الطلب تعرض إكمال فور توصيل الطرد، حتى قبل أن تسجّل المبلغ النقدي، لذلك نفّذ الخطوة 7 دائماً أولاً — راجع تأكيد طلب جديد والبدء بتجهيزه.

تكبير

طلبات البطاقة ومرحلة بانتظار الدفع

طلب البطاقة يُنشأ أولاً ثم يُدفع. خلال وجود العميل في صفحة الدفع يكون الطلب في مرحلة بانتظار الدفع، والخطوة التالية بانتظار الدفع: «لا شيء لتفعله حتى يدفع العميل.»

عندما تنجح الدفعة يتأكد الطلب تلقائياً. يصلنا ذلك في إشعار الدفع من HyperPay، ونسأل HyperPay بأنفسنا أيضاً عندما يرجع العميل من صفحة الدفع وكل بضع دقائق بعدها، حتى لا ينتظر الطلب إشعاراً لم يصل. ينتقل الطلب مباشرة إلى جاهز للتجهيز، ويصير مربع الدفع مدفوع، وتُخصم العناصر من مخزونك. بعدها يسير في نفس طريق طلب الدفع عند الاستلام، لكن بدون خطوة التحصيل.

في حالتين يبقى طلب البطاقة المدفوع في مرحلة بانتظار التأكيد لتراجعه بنفسك: إذا كان المبلغ الذي حصّله مزود الدفع لا يطابق الطلب، أو إذا نفد مخزون أحد العناصر قبل وصول الدفعة. تجد السبب مكتوباً على الدفعة في قسم إجمالي الطلب والمدفوعات داخل الطلب.

إذا فشلت الدفعة، يصير الطلب فشل ويحتاج انتباهك. والدفع الذي يتركه العميل دون أن يكمله نسجّله فشل بعد ساعة تقريباً، ويعود للعميل ما كان يحجزه من رصيد بطاقة هدية ونقاط ولاء واستخدام كود خصم. راجع لماذا يحتاج الطلب انتباهاً؟

الخطوة التالية وشريط التقدم

في كل طلب زر واحد تحت الخطوة التالية: أنفع شيء تفعله الآن. ونفس الزر يظهر في عمود الإجراء التالي في قائمة الطلبات.

تكبير

• تأكيد وتجهيز وتحديد كجاهز وإكمال تنقل الطلب فور اختيارها.
• إنشاء شحنة وتحديث تفتح تبويب التجهيز في الطلب، وفيه تنشئ الشحنة أو تحدّثها.
• تحديد كمحصّل يفتح تبويب العمليات، وفيه تسجّل المبلغ النقدي.
• عندما يحتاج الطلب قراراً، يحمل الزر اسم هذا القرار — مثلاً مراجعة عند فشل التوصيل.

تحت الزر شريط تقدم من ست خطوات: تم الطلب، مؤكد، قيد التجهيز، جاهز، في الطريق، تم التوصيل. الخطوة المنتهية عليها علامة صح، والخطوة الحالية مميزة. وإذا خرج الطلب عن المسار العادي، تظهر علامة إضافية في آخر الشريط تذكر ما حصل، مثل بانتظار التحصيل أو فشل التوصيل أو أُعيدت إلى المرسل أو ملغي.

مهلة التجهيز: في الموعد، مستحق قريباً، متأخر

لكل طلب موعد يجب أن يُجهَّز ويُسلَّم لمزود التوصيل قبله. تحدد هذه المدة من الإعدادات (يفتح في تبويب جديد) في حقل مهلة التجهيز (ساعات)، وهي 48 ساعة إذا لم تغيّرها. يبدأ العدّ لحظة ما يطلب العميل.

في قائمة الطلبات، عمود تاريخ الإنشاء يعرض كم مضى على وصول الطلب. يتلوّن هذا الوقت بالبرتقالي عندما يكون الطلب مستحقاً قريباً، وبالأحمر عندما يتأخر، وعند وضع المؤشر عليه ترى الوقت بالضبط والتسمية. الطلب المؤكد أو قيد التجهيز أو الجاهز للتوصيل إذا تأخر، تظهر عليه أيضاً شارة تجهيز متأخر ويدخل في تحتاج انتباهاً. يتوقف العدّ بعد أن يستلم المزود الطرد.

تغيير عدد الساعات يسري على الطلبات التي تصل بعد الحفظ. راجع ضبط مهلة التجهيز وتنبيهات المخزون.

الطلب لا يقفز عن أي خطوة

لوحة التحكم تعرض الخطوة التالية فقط، ولا تسمح بالقفز لما بعدها. الطلب الجديد يجب أن يتأكد قبل التجهيز، ويُجهَّز قبل تحديده كجاهز. أما في الطريق وخارج للتوصيل وتم التوصيل فتأتي من الشحنة لا من حالة الطلب: تصل إليها بإنشاء الشحنة وتحديثها. ولا يكتمل الطلب إلا بعد توصيله.

هناك اختصار واحد مسموح. عندما تنشئ شحنة لطلب في مرحلة جاهز للتجهيز أو قيد التجهيز، ينتقل الطلب إلى جاهز للتوصيل في نفس الخطوة، أو إلى قيد التوصيل إذا حدّدته كمُرسل. ولا يمكن إنشاء شحنة قبل تأكيد الطلب.

إذا عمل شخصان على نفس الطلب وسبق أحدهما الآخر بنقله، تظهر للثاني رسالة «تغيير حالة الطلب هذا غير مسموح به.» أعد تحميل الطلب لترى أين وصل.

المراحل التي تُنهي الطلب: الإلغاء ورد المبلغ والإرجاع

بعض المراحل تُغلق الطلب، أو تُخرجه عن المسار العادي:

والطرد الذي يرجع إليك، لأن العميل رفضه عند الباب، يُغلق الطلب وحده: الطلب غير المدفوع يُلغى، والمدفوع ينتظر أن ترد مبلغه. راجع رفض الاستلام: أُعيدت إلى المرسل.

بعدها، تعرّف على متابعة طلباتك من قائمة الطلبات، وتأكيد طلب جديد والبدء بتجهيزه، أو إنشاء شحنة للطلب برقم تتبع.