في الدفع عند الاستلام يدفع العميل لمزود التوصيل عند الباب، لذلك لا يُسجّل أي مبلغ على الطلب حتى تسجّل أنت أن المبلغ حُصّل. يشرح هذا المقال ما تفعله في كل مرحلة: قبل خروج الطلب للتوصيل، وعندما يرفض العميل الطرد، وبعد وصول المبلغ إليك، وعندما ترجع العناصر.
قبل التحصيل: لا يوجد ما يُرد
إلى أن تسجّل المبلغ، تظهر دفعة الطلب بحالة بانتظار التحصيل: لم يُحصّل منها شيء بعد. لذلك تعرض بطاقة رد المبلغ في تبويب العمليات عبارة لا دفعة قابلة للرد — «لا توجد في هذا الطلب دفعة محصّلة فيها رصيد قابل للرد.»
هذا صحيح وليس خطأ. ما تفعله بعدها يعتمد على مرحلة الطلب:
- لم يخرج الطلب مع مزود التوصيل بعد: الحل هو إلغاء الطلب.
- رفض العميل الطرد، أو أعاده المزود: لم يُحصّل شيء، فلا يوجد ما يُرد. حدّد الشحنة «أُعيدت إلى المرسل»، فيُلغى الطلب تلقائياً.
- وصل الطلب وحصّل مزود التوصيل المبلغ: سجّل المبلغ المحصّل أولاً، ثم رُدّه.
قبل خروج الطلب: إلغاء الطلب بدل رد المبلغ
إذا غيّر العميل رأيه قبل أن يخرج الطرد، فالحل هو إلغاء الطلب. يمكنك الإلغاء ما دام الطلب بانتظار الدفع أو بانتظار التأكيد أو مؤكد أو قيد التجهيز أو جاهز للتوصيل، بشرط ألا يكون مزود التوصيل قد استلمه. وإذا كنت قد أنشأت شحنة، فغيّر حالتها إلى ملغاة أولاً من تبويب التجهيز؛ وقبل ذلك يُرفض الإلغاء برسالة بالإنجليزية: «Cancel or delete active shipments before cancelling the order.»
- افتح الطلب واختر تبويب العمليات.
- في بطاقة إدارة الطلب اختر إلغاء الطلب.
- اكتب السبب في سبب الإلغاء.
- اختر إلغاء الطلب في النافذة. تظهر رسالة «تم إلغاء الطلب.»
يرجع إلى المخزون ما كان الطلب يحجزه منه، ويصل العميل بريد بالإلغاء فيه السبب الذي كتبته إذا كان بريده مسجلاً على الطلب. ولأن العميل لم يدفع شيئاً، لا يوجد ما يُرد. كل التفاصيل، ومنها التعامل مع شحنة أنشأتها سابقاً، في إلغاء الطلب.
رفضه العميل عند الباب: يُلغى الطلب وحده
عندما يرفض العميل استلام الطرد، حدّث شحنته إلى أُعيدت إلى المرسل من تبويب التجهيز. راجع رفض الاستلام: أُعيدت إلى المرسل.
ولأن المبلغ لم يُحصّل أصلاً، تُنهي هذه الخطوة كل شيء:
- يصير الطلب ملغي، والدفع لم يتم التحصيل، ويخرج من تحتاج انتباهاً؛
- تعود كل العناصر التي في الطرد إلى المخزون؛
- يعود للعميل ما استخدمه في الطلب من رصيد بطاقة هدية ونقاط ولاء واستخدام كود خصم؛
- سبب الإلغاء هو الوصف الذي كتبته على الشحنة، أو «أُعيدت الشحنة إلى المرسل.»
لا يصل العميل بريد عن هذه الخطوة. وتحديد طرد غير مدفوع أُعيدت إلى المرسل يلغي الطلب، لذلك يحتاج صلاحية إلغاء الطلبات بالإضافة إلى إدارة الشحنات؛ راجع أدوار الموظفين وصلاحيات كل دور.
بعد التوصيل: سجّل المبلغ المحصّل أولاً
بعد أن يحصّل مزود التوصيل المبلغ، تظهر مرحلة الطلب بحالة تحصيل عند الاستلام والدفع بحالة بانتظار التحصيل إلى أن تسجّله.
- في تبويب نظرة عامة، تحت الخطوة التالية، اختر تحديد كمحصّل. يفتح تبويب العمليات.
- في بطاقة تسجيل الدفع اليدوي عبّئ مرجع الدفع وملاحظة الدفع، مثل رقم إيصال مزود التوصيل ومن سلّمك المبلغ.
- اختر تحديد كمدفوع ثم أكّد.
تظهر الدفعة الآن بحالة تم التحصيل، وتعرض بطاقة رد المبلغ المبلغ الذي حُصّل. شرح هذه الخطوة كاملاً في تسجيل المبلغ المحصّل.
رد المبلغ لعميلك
نقطة شوب لا تحتفظ بأي مبلغ من الدفع عند الاستلام، فلا يمكنها أن ترد المبلغ عنك. أنت تردّ المبلغ لعميلك بنفسك، نقداً أو بتحويل مثل CliQ، ثم تسجّل ذلك على الطلب حتى تبقى أرقامك ومخزونك صحيحة.
- رُدّ المبلغ لعميلك.
- في تبويب العمليات للطلب، انزل إلى بطاقة رد المبلغ. يظهر فيها: «دفع العميل نقداً، لذلك ترد له المبلغ نقداً بنفسك. تسجيله هنا يحدّث الطلب، ولا يمر أي مبلغ عبر نقطة شوب.»
- أدخل ما رددته: اترك المبلغ في مبلغ الرد أو غيّره، أو حدّد رد المبلغ لعناصر محددة واختر العناصر. المعاينة تعمل تماماً كما في أي رد؛ راجع رد مبلغ الطلب.
وإذا كسب عميلك نقاط ولاء من الطلب عند توصيله، تعرض المعاينة أيضاً نقاط تُسحب من العميل: حصة رد المبلغ هذا من تلك النقاط، فالرد الكامل يسحبها كلها. راجع بطاقات الهدايا والنقاط في رد المبلغ.
- في سبب رد المبلغ اكتب السبب وطريقة الرد، مثل: «رددنا 58.000 بتحويل CliQ — العباية طويلة عليها.»
- اختر تسجيل رد المبلغ نقداً. تظهر نافذة تطلب التأكيد: «سجّله فقط بعد أن ترد المبلغ للعميل نقداً.»
- اختر تسجيل رد المبلغ نقداً في النافذة. تظهر رسالة «تم تسجيل رد المبلغ نقداً.»
تنبيه
سجّل رد المبلغ نقداً فقط بعد أن يصل المبلغ إلى عميلك، وبالمبلغ الذي رددته فعلاً. لا يمكن التراجع عن التسجيل، والتسجيل نفسه لا ينقل أي مبلغ.
بعد التسجيل:
- تتغير مرحلة الطلب والدفع إلى تم رد المبلغ، أو إلى تم رد المبلغ جزئياً إذا رددت جزءاً فقط.
- تُضاف إلى سجل النشاط ثلاثة أسطر: تم تسجيل رد المبلغ نقداً للدفعة؛ وتم رد المبلغ أو تم رد جزء من المبلغ لحالة الطلب الجديدة؛ وسجّل الفريق رد المبلغ ومعه اسم من قام به.
- يرجع المخزون فقط كما بيّنت المعاينة. الطرد الذي تم توصيله يرجع إلى المخزون عن طريق الإرجاع، لا عن طريق رد المبلغ.
- لا نرسل لعميلك بريداً عن رد المبلغ نقداً. أخبره بنفسك عندما تسلّمه المبلغ.
طلب دُفع جزء منه ببطاقة هدية
إذا دفعت بطاقة هدية أو نقاط ولاء جزءاً من الطلب، فالسائق حصّل الباقي فقط: يظهر في إجمالي الطلب باسم المبلغ المطلوب تحصيله. لذلك المبلغ النقدي الذي تسجّله هو حصة العميل النقدية، أما حصة بطاقة الهدية فتعود إلى البطاقة وحدها، وبالنسبة نفسها. وتعرضها المعاينة في سطر يعود إلى بطاقة الهدية.
عناصر راجعة: أنشئ إرجاعاً
إذا كان عميلك سيرجع عناصر، تعامل معها كإرجاع لا كرد مبلغ فقط، حتى ترجع العناصر إلى المخزون عند وصولها.
ينجح ذلك بعد أن تسجّل المبلغ كمحصّل، في طلب تم توصيله، أو مكتمل، أو أُرجع منه جزء أو رُدّ جزء من مبلغه. وإذا لم يُسجّل المبلغ المحصّل، يُرفض رد مبلغ الإرجاع برسالة «No captured payment is available to refund.»: سجّل المبلغ المحصّل أولاً.
- في تبويب العمليات للطلب، افتح إنشاء إرجاع نيابة عن العميل، واختر العناصر والكميات، واكتب السبب، ثم اختر إنشاء إرجاع عبر الدعم.
- عندما يصلك الطرد، اختر تأكيد الاستلام على الإرجاع. ترجع العناصر إلى المخزون.
- اختر رد مبلغ الإرجاع. تظهر نافذة تأكيد تسجيل رد المبلغ نقداً وفيها المبلغ مقابل العناصر المرتجعة: ثمنها مع ضريبتها، دون رسوم التوصيل أبداً. وتذكر أيضاً نقاط الولاء التي تُسحب، وما يعود إلى بطاقة الهدية إذا دفعت جزءاً من الطلب.
- رُدّ لعميلك هذا المبلغ مقابل تلك العناصر.
- اختر تسجيل رد المبلغ نقداً في النافذة. تظهر رسالة «تم تسجيل رد المبلغ نقداً.» وإذا رددت للعميل رسوم التوصيل أيضاً، فسجّلها بعد ذلك كمبلغ في بطاقة رد المبلغ.
الإرجاع متاح من خطة البداية وما فوقها. كل الخطوات والحالات في التعامل مع طلب إرجاع.
الخطوة التالية
- رد مبلغ الطلب يشرح معاينة الرد والضريبة والتوصيل بالتفصيل.
- تسجيل المبلغ المحصّل يشرح تحصيل الدفع عند الاستلام من البداية إلى النهاية.