بعد إنشاء شحنة للطلب، تسجّل كل خطوة يمرّ بها الطرد من تبويب التجهيز في صفحة الطلب، من الملصق حتى باب العميل. وتجد هنا ما تفعله عند التوصيل، وعند فشل التوصيل والمحاولة من جديد، وعند عودة الطرد إليك، وعند استبدال ملصق خاطئ.
تحديث حالة الشحنة
- من القائمة الجانبية، افتح الطلبات ثم افتح الطلب. الطلب الذي في الطريق تظهر له المرحلة قيد التوصيل والخطوة التالية تحديث.
- اختر تحديث، أو اختر تبويب التجهيز.
- في قسم آخر شحنة، افتح حالة الشحنة التالية واختر ما حدث. وإذا كان للطلب أكثر من طرد في الطريق، اختر الطرد أولاً من الشحنة المراد تحديثها.
يعرض القسم مزود الشحنة ورقم تتبعها وحالتها الحالية في شارة. وتستطيع تحديث أي طرد ما زال في الطريق. فإذا كان للطلب أكثر من طرد، يصير عنوان القسم الشحنة المراد تحديثها، وتظهر في أوله قائمة الشحنة المراد تحديثها: اختر منها الطرد بمزوده ورقم تتبعه، مثل Rawabi Express · RWB26…. ويكون أحدث طرد في الطريق مختاراً في البداية. وقائمة حالة الشحنة التالية تعرض فقط الحالات التي يمكن أن ينتقل إليها الطرد من مكانه الآن، بالترتيب الذي يمرّ به الطرد، وأول حالة فيها مختارة لك مسبقاً.
وهذه الحالات، وما تفعله كل حالة بالطلب:
| الحالة | معناها | ما يحدث للطلب |
|---|---|---|
| بانتظار الاستلام | الشحنة موجودة ولم يحدث شيء بعد. | — |
| تم إنشاء الملصق | الملصق مطبوع والطرد بانتظار المزود. | جاهز للتوصيل |
| استلمها المزود | المزود أخذ الطرد. | في الطريق |
| قيد النقل | الطرد يتنقّل بين مراكز المزود. | في الطريق |
| خارج للتوصيل | الطرد مع السائق اليوم. | خارج للتوصيل |
| تم التوصيل | الطرد وصل العميل. | تم التوصيل |
| فشل التوصيل | لم يتمكن السائق من التوصيل. | يبقى في الطريق، ويحتاج انتباهاً |
| أُعيدت إلى المرسل | الطرد عاد إليك. | تعود العناصر إلى المخزون. الطلب غير المدفوع يُلغى، والمدفوع يصير مرتجع وينتظر أن ترد مبلغه |
| ملغاة | أُلغيت الشحنة. | يعود إلى قيد التجهيز قبل استلام المزود، أو إلى جاهز للتوصيل بعد فشل التوصيل |
وهذا ما تعرضه القائمة بعد كل حالة:
| الشحنة الآن | تعرض حالة الشحنة التالية |
|---|---|
| بانتظار الاستلام | تم إنشاء الملصق، ملغاة |
| تم إنشاء الملصق | استلمها المزود، ملغاة |
| استلمها المزود | قيد النقل، خارج للتوصيل، تم التوصيل، فشل التوصيل، أُعيدت إلى المرسل |
| قيد النقل | خارج للتوصيل، تم التوصيل، فشل التوصيل، أُعيدت إلى المرسل |
| خارج للتوصيل | تم التوصيل، فشل التوصيل، أُعيدت إلى المرسل |
| فشل التوصيل | خارج للتوصيل (محاولة جديدة)، أُعيدت إلى المرسل، ملغاة |
| تم التوصيل، أُعيدت إلى المرسل، ملغاة | لا شيء: هذه حالات نهائية |
الملصق الذي لم يستلمه المزود ينتقل إلى استلمها المزود أو ملغاة فقط، فسجّل استلمها المزود أولاً ثم الخطوات التي بعدها. وبعد استلام المزود للطرد لا يمكن إلغاء الشحنة إلا إذا فشل توصيلها: قبل ذلك إما يتقدّم الطرد نحو العميل، أو يفشل توصيله، أو يعود إليك.
عندما يكون الطلب نفسه مغلقاً
حالة الطلب قد تحذف خيارات من القائمة:
- طلب ملغي، أو مرتجع، أو تم رد مبلغه كاملاً — شحنته لم تعد تنقله إلى مرحلة جديدة، فلا تعرض القائمة استلمها المزود ولا قيد النقل ولا خارج للتوصيل ولا تم التوصيل. والطرد الذي في الطريق تُعرض له فقط الحالات التي تعيده: فشل التوصيل وأُعيدت إلى المرسل. وبعد فشل التوصيل تُعرض ملغاة أيضاً للطلب الملغي أو المرتجع، أما الطلب الذي رُدّ مبلغه كاملاً فتُعرض له أُعيدت إلى المرسل فقط (انظر النقطة التالية).
- طلب رُدّ مبلغه، كله أو جزء منه، والطرد مع المزود — بعد فشل التوصيل لا تعرض القائمة ملغاة. حدّد الطرد أُعيدت إلى المرسل عندما يرجع إليك: هكذا تعود عناصره إلى المخزون ويُغلق الطلب.
- ملصق لم يستلمه المزود بعد — في أي من هذه الطلبات، يمكن تغيير الشحنة التي حالتها بانتظار الاستلام أو تم إنشاء الملصق إلى ملغاة، مثلاً عندما ترد مبلغ الطلب قبل أن يستلم المزود الطرد.
وإذا أرسلت صفحة مفتوحة منذ مدة إحدى هذه الحالات، يُرفض التحديث ولا يتغير شيء، وتظهر رسالة: «تم إلغاء هذا الطلب أو إرجاعه أو رد مبلغه، لذلك لم تعد شحنته تنقله إلى مرحلة جديدة. سجّل عودة الشحنة بدلاً من ذلك.» أو «تم رد مبلغ هذا الطلب، كله أو جزء منه، بينما كانت شحنته مع مزود التوصيل. حدّد الشحنة «أُعيدت إلى المرسل» بدلاً من ذلك، لتعود عناصرها إلى المخزون ويُغلق الطلب.» أعد تحميل الطلب واختر مما تعرضه القائمة الآن.
تحديث الشحنات يحتاج صلاحية إدارة الشحنات. وتحديد طرد غير مدفوع أُعيدت إلى المرسل يحتاج صلاحية إلغاء الطلبات أيضاً، لأنه يلغي الطلب (انظر أدناه). راجع أدوار الموظفين وصلاحيات كل دور.
الموقع والوصف
- يمكنك كتابة ما حدث بكلماتك في وصف الحالة، حتى 1,000 حرف، مثل «طلب العميل التوصيل مساءً».
- يمكنك كتابة مكان حدوثه في الموقع، حتى 200 حرف، مثل المستودع أو المدينة أو مركز المزود.
الحقلان لسجلاتك. يظهران بجانب الخطوة في سجل التجهيز في صفحة الطلب، ولا يراهما العميل. وإذا تركت الوصف فارغاً نكتب وصفاً معتاداً، مثل «الشحنة خارجة للتوصيل.»
إشعار العميل
- اترك العلامة على إشعار العميل عند توفر الدعم ليصل العميل بريد عن هذه الخطوة، أو أزلها لتحدّث الشحنة دون إشعار.
«عند توفر الدعم» تعني أن خطوتين فقط ترسلان بريداً: استلمها المزود ترسل بريد خروج الطلب للتوصيل مع رقم التتبع وزر لتتبع الطرد، وتم التوصيل ترسل بريد التوصيل. أما باقي الخطوات فلا ترسل شيئاً، سواء وضعت العلامة أم لا.
كل شحنة ترسل بريد خروج الطلب للتوصيل مرة واحدة. والشحنة التي تُنشئها مع العلامة على تحديد الطلب كمُرسل ترسله لحظة إنشائها، وتبدأ بحالة استلمها المزود. أما الطرد الجديد، مثل محاولة ثانية في شحنة جديدة بعد فشل التوصيل، فيرسل بريده الخاص برقم تتبعه الجديد. وبريد التوصيل يُرسل مرة واحدة لكل طلب. راجع رسائل البريد التي تصل عملاءك عن طلباتهم.
- اختر تحديث حالة الشحنة.
تظهر رسالة تم تحديث حالة الشحنة. وتتغير الشارة، ويُفرّغ حقلا الوصف والموقع، ونختار لك الحالة التالية. وحالة تم التوصيل تطلب منك التأكيد أولاً، أما باقي الحالات فتُحفظ مباشرة.
تأكيد التوصيل
عندما يؤكد المزود أن الطرد وصل العميل:
- في تبويب التجهيز، اختر تم التوصيل من حالة الشحنة التالية.
- اترك العلامة على إشعار العميل عند توفر الدعم ليصل العميل بريد التوصيل.
- اختر تحديث حالة الشحنة.
- راجع الرسالة واختر تأكيد التوصيل.
تصبح الشحنة والطلب معاً تم التوصيل. وإذا كان متجرك يقدّم برنامج نقاط ولاء، يحصل العميل صاحب الحساب على نقاط الطلب الآن. أما طلب الدفع عند الاستلام فينتظر بعدها أن تسجّل المبلغ المحصّل: راجع تسجيل المبلغ المحصّل عند الاستلام.
عندما يفشل التوصيل
إذا لم يتمكن السائق من التوصيل، مثلاً لم يفتح أحد الباب، اختر فشل التوصيل ثم تحديث حالة الشحنة.
يبقى الطلب في الطريق، لكن مرحلته تصبح يحتاج انتباهاً، وتظهر شارة حمراء فشل التوصيل تحت اسم العميل، والخطوة التالية مراجعة مع عبارة التوصيل يحتاج مراجعة قبل المتابعة. ويظهر الطلب أيضاً في تحتاج انتباهاً في قائمة الطلبات.
اتصل بالعميل، ثم سجّل ما اتفقتما عليه. بعد فشل التوصيل تعرض حالة الشحنة التالية ثلاثة خيارات:
- خارج للتوصيل — يحاول المزود من جديد بالطرد نفسه. يعود الطلب إلى قيد التوصيل، وتكمل حتى تم التوصيل كالمعتاد.
- أُعيدت إلى المرسل — يعود الطرد إليك. راجع القسم التالي.
- ملغاة — تُلغى هذه الشحنة، ويخرج الطلب من جديد في شحنة جديدة. انظر أدناه.
إرسال الطلب من جديد في شحنة جديدة
إذا كان الطرد سيخرج من جديد برقم تتبع جديد، اختر ملغاة للشحنة التي فشلت ثم تحديث حالة الشحنة. يعود الطلب إلى جاهز للتوصيل، ويُمسح تاريخ خروجه، وتصير خطوته التالية إنشاء شحنة. ويصير قسم إنشاء شحنة متاحاً مرة أخرى.
وفي هذه المرحلة تكون مهلة تجهيز الطلب قد انتهت عادةً: المهلة 48 ساعة من وقت الطلب، إلا إذا غيّرت مهلة التجهيز. فإذا انتهت، تصير المرحلة يحتاج انتباهاً مع شارة تجهيز متأخر، ويعود الطلب إلى تحتاج انتباهاً في قائمة الطلبات حتى يستلم المزود الطرد الجديد. وتبقى الخطوة التالية إنشاء شحنة.
أنشئ الشحنة الجديدة كما أنشأت الأولى. راجع إنشاء شحنة للطلب برقم تتبع. ويصل العميلَ بريد خروج للطرد الجديد برقم تتبعه. وإذا قررت ألا ترسل الطلب، اختر إلغاءه بدلاً من ذلك: يظهر إلغاء الطلب من جديد، والإلغاء يعيد عناصره إلى المخزون.
رفض الاستلام: أُعيدت إلى المرسل
عندما يرفض العميل استلام الطرد، أو يتوقف المزود عن المحاولة ويعيده، اختر أُعيدت إلى المرسل ثم تحديث حالة الشحنة. تُحفظ الحالة مباشرة، ولا يصل العميل بريد عن هذه الخطوة.
تعود كل قطعة في الطرد إلى المخزون. ويُضاف إلى سجل المخزون لكل متغير يُتتبع مخزونه سطر «أُعيدت الشحنة إلى المرسل»، أو الوصف الذي كتبته. أما ما يحدث للطلب فيعتمد على ما إذا كان العميل قد دفع.
مبلغ لم يُحصّل: يُلغى الطلب
في طلب الدفع عند الاستلام لم يُحصّل شيء، فلا يوجد ما يُرد. والأمر نفسه في دفعة بالبطاقة فُوّضت فقط ولم يُخصم منها شيء. لذلك يصير الطلب ملغي تلقائياً:
- المرحلة والتجهيز ملغي، والدفع لم يتم التحصيل، والشحنة أُعيدت إلى المرسل؛
- سبب الإلغاء هو الوصف الذي كتبته، أو «أُعيدت الشحنة إلى المرسل.» إذا تركته فارغاً؛
- يعود للعميل ما استخدمه في الطلب من رصيد بطاقة هدية ونقاط ولاء واستخدام كود خصم، كما في إلغاء أي طلب؛
- يخرج الطلب من تحتاج انتباهاً، ويظهر في ملغاة وفي طرق عرض أخرى › أُعيد إلى المرسل.
وتظهر صفحة الطلب بعدها مثل أي طلب ملغي، مع علامة أُعيدت إلى المرسل في آخر شريط التقدم وتاريخ الإلغاء.
ولأن هذه الخطوة تلغي الطلب، فهي تحتاج صلاحية إلغاء الطلبات بالإضافة إلى إدارة الشحنات. والدور الذي لا يملكها يُرفض طلبه ولا يتغير شيء: «تحديد هذه الشحنة «أُعيدت إلى المرسل» يلغي طلبها غير المدفوع، وهذا يحتاج صلاحية إلغاء الطلبات. اطلب من صاحب المتجر إضافتها إلى دورك.»
طلب مدفوع: رد المبلغ للعميل
إذا دفع العميل بالبطاقة، فمبلغه ما زال عندك. يصير الطلب مرتجع، ويبقى في تحتاج انتباهاً حتى ترد مبلغه:
- المرحلة يحتاج انتباهاً، والدفع مدفوع، والتجهيز مرتجع، والشحنة أُعيدت إلى المرسل؛
- تظهر شارة حمراء أُعيد إلى المرسل تحت اسم العميل، والخطوة التالية مراجعة.
رد المبلغ من بطاقة رد المبلغ في تبويب العمليات، وهي متاحة كالمعتاد. الطرد أعاد العناصر إلى المخزون، فلا يعيدها رد المبلغ مرة ثانية. يمكنك رد المبلغ كاملاً، أو الاحتفاظ برسوم التوصيل ورد الباقي: أي رد تسجّله بعد عودة الطرد يُخرج الطلب من تحتاج انتباهاً. أما الرد الذي تم والطرد ما زال مع المزود فلا يُحسب، لأن باقي المبلغ ما زال مستحقاً للعميل. راجع ردّ مبلغ الطلب كاملاً أو جزئياً.
وتحديد طلب مدفوع أُعيدت إلى المرسل يحتاج صلاحية إدارة الشحنات فقط.
ملاحظة
الطلب الذي خرج في أكثر من شحنة لا يُغلق إلا عندما تعود آخر شحنة قائمة له أو تُلغى. وحتى ذلك الحين، يبقى الطلب في مرحلته عندما يعود إليك أحد طروده، ويظهر في تحتاج انتباهاً مع شارة أُعيد إلى المرسل. وعندما تعود الشحنة الأخيرة أو تُلغى، تعود عناصر الطلب كله إلى المخزون ويُغلق كما شرحنا أعلاه؛ وفي الطلب غير المدفوع هذا يلغي الطلب، لذلك يحتاج صلاحية إلغاء الطلبات أيضاً. سجّل خطوات كل طرد على حدة: اختره من الشحنة المراد تحديثها في تبويب التجهيز، ثم اختر حالته التالية.
إلغاء ملصق وإنشاء ملصق جديد
إذا أنشأت شحنة بمزود خاطئ أو برقم تتبع خاطئ، ولم يستلم المزود الطرد بعد، استبدلها:
- في تبويب التجهيز، اختر ملغاة من حالة الشحنة التالية.
- يمكنك كتابة السبب في وصف الحالة، مثل «المزود خاطئ، أعدنا الحجز مع Rawabi Express».
- اختر تحديث حالة الشحنة.
- من إنشاء شحنة، أنشئ الشحنة الجديدة بالبيانات الصحيحة. راجع إنشاء شحنة للطلب برقم تتبع.
عند إلغاء آخر ملصق قائم للطلب يعود الطلب إلى قيد التجهيز لتنشئ له شحنة جديدة. وتبقى الشحنة الملغاة في الطلب لسجلاتك بحالة ملغاة، وتصبح الجديدة هي آخر شحنة.
يظهر الوصف الذي تكتبه تحت خطوة ملغاة، أما السطر تحت اسم الشحنة فهو ملاحظة الشحنة التي كُتبت عند إنشائها.
ينجح هذا فقط ما دامت الشحنة بانتظار الاستلام أو تم إنشاء الملصق. وإذا وضعت العلامة على تحديد الطلب كمُرسل عند إنشائها، فقد بدأت الشحنة بحالة استلمها المزود، ولا يمكن إلغاؤها إلا إذا فشل توصيلها. ولتصحيح المزود أو رقم التتبع في شحنة كهذه، افتح تذكرة دعم مع رقم الطلب. راجع فتح تذكرة دعم.
تم التوصيل: لا شيء متبقٍ للتحديث
تم التوصيل وأُعيدت إلى المرسل وملغاة حالات نهائية. يعرض قسم آخر شحنة عندها غير متاح الآن وتحديث الشحنة غير متاح مع عبارة آخر شحنة وصلت إلى حالتها النهائية.
ما تبقى يكون في تبويب العمليات. تعرض الحالة التالية خيار إكمال، فاختر تحديث الحالة لإغلاق الطلب. وفي طلب الدفع عند الاستلام سجّل المبلغ المحصّل أولاً، فخطوته التالية تبقى تحديد كمحصّل حتى تفعل.
ومن التبويب نفسه تردّ مبلغ الطلب أو تبدأ إرجاعاً. وتعرض الصفحة كاملة من الأعلى إلى الأسفل: حالة الطلب، وملاحظته الداخلية، وبيانات العميل (مقفلة الآن بعد بدء التجهيز)، والوسوم، ورد المبلغ، والدفع غير الإلكتروني، وطلبات الإرجاع.
راجع ردّ مبلغ الطلب كاملاً أو جزئياً والتعامل مع طلب إرجاع.
الخطوة التالية
- لطلب بالدفع عند الاستلام: تسجيل المبلغ المحصّل عند الاستلام.
- لماذا يحتاج الطلب انتباهاً؟
- افتح قائمة طلباتك (يفتح في تبويب جديد).