من قائمة الطلبات يمكنك تأكيد طلبات الصباح، أو نقل مجموعة طلبات إلى التجهيز، أو إلغاء عدة طلبات، دفعة واحدة. الإجراءات الجماعية متاحة من خطة البداية وما فوق، وهنا تجد كيف تعمل ولماذا يُستثنى طلب أحياناً.
تحديد الطلبات أو الصفحة كاملة
- من القائمة الجانبية، افتح الطلبات.
- قلّص القائمة إلى الطلبات التي تريد العمل عليها لتظهر معاً في صفحة واحدة. مثلاً، افتح فلاتر متقدمة واختر بانتظار التأكيد في تصفية حسب حالة الطلب.
- ضع علامة في المربع بجانب كل طلب تريده. ولتحديد كل طلبات الصفحة، ضع علامة في المربع الموجود في صف عناوين القائمة.
يظهر فوق القائمة شريط فيه عدد الطلبات المحددة والأزرار الجماعية: تأكيد المحددة ونقل المحددة إلى التجهيز وإلغاء المحددة وطباعة قوائم التجهيز وتصدير المحدد ومسح التحديد.
انتبه إلى ما يلي:
- تعرض الصفحة 20 طلباً كحد أقصى، والتحديد يشمل الصفحة التي أمامك فقط. عند الانتقال إلى صفحة أخرى أو البحث أو تغيير طريقة العرض، يُلغى تحديد الطلبات التي لم تعد ظاهرة.
- مسح التحديد يلغي تحديد كل الطلبات ويغلق الشريط.
- تجد شرح طباعة قوائم التجهيز في طباعة قوائم التجهيز وتنزيل الفواتير، وشرح تصدير المحدد في البحث في الطلبات وتصفيتها وتصديرها.
- الأزرار الجماعية التي يراها الموظف تعتمد على دوره. تأكيد المحددة ونقل المحددة إلى التجهيز يحتاجان صلاحية تحديث حالة الطلبات، وإلغاء المحددة يحتاج صلاحية إلغاء الطلبات: الدور الذي لا يملكها يرى الشريط بدون هذا الزر. راجع أدوار الموظفين وصلاحيات كل دور.
المراجعة قبل التطبيق: المؤهلة والمتخطاة
الأزرار تأكيد المحددة ونقل المحددة إلى التجهيز وإلغاء المحددة لا تغيّر شيئاً مباشرة. كل زر منها يفتح أولاً لوحة مراجعة التحديث الجماعي وفيها:
- العدد في أعلاها، مثل 3 مؤهلة، 0 متخطاة.
- صف لكل طلب محدد: رقمه وبجانبه مؤهلة، أو متخطاة مع سبب عدم قبوله للتغيير.
- ملاحظة للطلبات المحددة: ملاحظة اختيارية تصل إلى 1,000 حرف، وتصبح مطلوبة عند الإلغاء.
- تطبيق على الطلبات المؤهلة لتنفيذ التغيير، وإلغاء لإغلاق اللوحة دون تغيير أي شيء.
الزر الجماعي لا يفتح اللوحة إلا إذا كانت كل الطلبات المحددة تقبل التغيير، لذلك تظهر عادة كلها مؤهلة. ومع ذلك قد يُتخطى طلب لحظة التطبيق. راجع عندما يتغير الطلب في هذه الأثناء.
تأكيد الطلبات المحددة
استخدمه للطلبات الجديدة التي حالتها بانتظار التأكيد، مثل طلبات الدفع عند الاستلام التي وصلت هذا الصباح.
- حدّد الطلبات.
- من الشريط، اختر تأكيد المحددة.
- اكتب ملاحظة للطلبات المحددة لفريقك إن أردت.
- اختر تطبيق على الطلبات المؤهلة.
تظهر رسالة تم تحديث الطلبات المحددة. وينتقل كل طلب إلى مؤكد، وتعرضه القائمة في مرحلة جاهز للتجهيز. عند تأكيد الطلب نخصم عناصره من المخزون، وإذا لم يكفِ مخزون أحد المنتجات نتخطى ذلك الطلب. لا يصل العميل بريد جديد، لأن تأكيد الطلب وصله عندما طلب. أما الملاحظة، إن كتبتها، فتظهر في سجل النشاط لكل طلب.
نقل الطلبات المحددة إلى التجهيز
استخدمه عندما يبدأ فريقك بتعبئة مجموعة من الطلبات المؤكدة.
- حدّد طلبات مرحلتها جاهز للتجهيز.
- من الشريط، اختر نقل المحددة إلى التجهيز.
- أضف ملاحظة للطلبات المحددة إن أردت، ثم اختر تطبيق على الطلبات المؤهلة.
ينتقل كل طلب إلى قيد التجهيز ولا يصل العميل أي بريد. ولطباعة ما يجهّز منه فريقك، حدّد الطلبات نفسها واستخدم طباعة قوائم التجهيز.
إلغاء الطلبات المحددة مع ذكر السبب
يمكنك إلغاء الطلبات التي حالتها بانتظار الدفع أو بانتظار التأكيد أو مؤكد أو قيد التجهيز أو جاهز للتوصيل، بشرط ألا يكون مزود التوصيل قد استلم شحنتها.
- حدّد الطلبات.
- من الشريط، اختر إلغاء المحددة.
- اكتب سبب الإلغاء في ملاحظة للطلبات المحددة. يبقى زر تطبيق على الطلبات المؤهلة باهتاً حتى تكتبه.
- اختر تطبيق على الطلبات المؤهلة.
يصبح كل طلب ملغي. تعود العناصر التي خُصمت من المخزون، وتعود استخدامات كود الخصم، ويعود للعميل رصيد بطاقة الهدية ونقاط الولاء المستخدمة في الطلب، ونرسل لكل عميل له بريد مسجل لدينا رسالة إلغاء فيها السبب الذي كتبته. لذلك اكتب السبب للعميل وليس لفريقك.
زر إلغاء المحددة يحتاج صلاحية إلغاء الطلبات، مثل زر إلغاء الطلب في صفحة الطلب. الدور الذي له صلاحية تحديث حالة الطلبات فقط يرى تأكيد المحددة ونقل المحددة إلى التجهيز، دون إلغاء المحددة. راجع أدوار الموظفين وصلاحيات كل دور.
وإذا رُفض الإلغاء الجماعي رغم ذلك، مثلاً لأن دورك تغيّر والصفحة مفتوحة، لا يُلغى أي طلب، ويظهر تحت الشريط سطر أحمر بالسبب: «إلغاء الطلبات يحتاج صلاحية إلغاء الطلبات. اطلب من صاحب المتجر إضافتها إلى دورك.»
وإذا كان العميل قد دفع بالبطاقة، فالإلغاء لا يعيد له المبلغ. ردّ المبلغ بعد الإلغاء؛ فالإلغاء أعاد المخزون أصلاً، ورد المبلغ لا يضيفه مرة ثانية. راجع ردّ مبلغ الطلب كاملاً أو جزئياً.
تحديد طلبات من مراحل مختلفة
عندما يجمع تحديدك طلبات من مراحل مختلفة، يظهر باهتاً كل زر لا يناسبها جميعاً. مثلاً، إذا حددت طلبين بانتظار التأكيد وطلباً مؤكداً، يظهر تأكيد المحددة ونقل المحددة إلى التجهيز باهتَين، لأن أياً منهما لا يناسب الطلبات الثلاثة.
لتعرف سبب ظهور الزر باهتاً، مرّر المؤشر فوقه. ستظهر لك إحدى هذه الرسائل:
| الرسالة | معناها | ماذا تفعل |
|---|---|---|
| مرحلة الطلب الحالية لا تسمح بهذا الإجراء. | طلب محدد واحد على الأقل ليس في المرحلة التي ينقل منها هذا الزر. | أزِل التحديد عن الطلبات التي في مراحل أخرى، أو اختر حالة واحدة في تصفية حسب حالة الطلب أولاً. |
| لا يمكن إلغاء هذا الطلب بعد بدء التجهيز. | طلب محدد واحد على الأقل صار مع مزود التوصيل أو وصل أو أُغلق. | أزِل التحديد عنه، فالطلب الذي خرج لا يمكن إلغاؤه. |
| لا يوجد طلب محدد جاهز لقائمة التجهيز. | لا يوجد بين المحدد طلب بين «مؤكد» و«في الطريق». | راجع الطلبات التي تُطبع في طباعة قوائم التجهيز وتنزيل الفواتير. |
| تم تخطي بعض الطلبات المحددة لأن حالتها لا تسمح بقائمة تجهيز. | بعض الطلبات المحددة لا يمكن طباعتها. | أزِل التحديد عن الطلبات التي ليست بين «مؤكد» و«في الطريق». |
عندما يتغير الطلب في هذه الأثناء
عند اختيار تطبيق على الطلبات المؤهلة نفحص كل طلب من جديد قبل تغييره. ونتخطى الطلب ونتركه كما هو في هذه الحالات:
- نقله أحد زملائك إلى مرحلة أخرى أو ألغاه بعد تحميل القائمة عندك
- تأكيده يحتاج مخزوناً أكثر مما لديك
- تلغيه وله شحنة لم تلغها بعد، حتى لو لم يستلمها المزود
أما باقي الطلبات فنحدّثها، وتخبرك رسالة بعدد الطلبات التي لم تتغير.
تبقى الطلبات المتخطاة محددة. افتح كل واحد منها لترى ما تغير: مرحلته أو مخزونه أو شحناته. ثم تعامل معه من صفحته أو حاول مرة أخرى.
على الخطة المجانية
الإجراءات الجماعية متاحة من خطة البداية وما فوق. على الخطة المجانية يمكنك تحديد الطلبات ورؤية الشريط، لكن تظهر علامة القفل على تأكيد المحددة ونقل المحددة إلى التجهيز وإلغاء المحددة وطباعة قوائم التجهيز وتصدير المحدد. ويعمل مسح التحديد كالمعتاد.
عند اختيار تأكيد المحددة أو نقل المحددة إلى التجهيز أو إلغاء المحددة أو طباعة قوائم التجهيز تظهر رسالة فيها الخطة التي تشمله وسعرها الشهري، مع رابط عرض الخطط الذي يفتح صفحة الاشتراك. أما تصدير المحدد فتظهر عنده رسالة الأدوات الجماعية والتصدير جزء من خطة البداية وما فوق.
وعلى كل الخطط يمكنك تأكيد الطلب وتجهيزه وإلغاؤه وطباعة قائمة تجهيزه طلباً طلباً من صفحته. ويمكنك أيضاً التأكيد والتجهيز والطباعة من قائمة إجراءات الطلب في القائمة. لمقارنة الخطط راجع الخطط وما تتضمنه كل خطة ولماذا تظهر علامة القفل على بعض الميزات؟
الخطوة التالية
- للتعامل مع طلب واحد: تأكيد طلب جديد والبدء بتجهيزه.
- لطباعة ما يجهّز منه فريقك: طباعة قوائم التجهيز وتنزيل الفواتير.
- افتح قائمة طلباتك (يفتح في تبويب جديد).